PERSONDATAPOLITIK

Erklzering om beskyttelse af personoplysninger.
P1Esport er en del af PLManagement ApS og fremgar i nedenstaende som ”P1”

P1 tager databeskyttelse alvorligt, og alle personoplysninger skal veere sikre hos os. Her

finder du information om, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, herunder hvordan og
hvorfor vi indsamler og bruger oplysningerne, samt hvordan vi varetager sikkerheden, dine
rettigheder og reglerne i databeskyttelseslovgivningen.

Denne erklazring om beskyttelse af personoplysninger er senest opdateret den 20.juni 2020.

1. OPLYSNINGER OM DATABESKYTTELSESLOVGIVNINGEN

Al behandling af personoplysninger er underlagt EU’s generelle forordning om databeskyttelse
(GDPR), som er implementeret i alle E@S-lande.

“Personoplysninger” er oplysninger og vurderinger, der kan knyttes til eller identificere en fysisk
person, f.eks. navn, telefonnummer, bopzelsadresse, e-mailadresse, |P-adresse, billeder eller et
identifikationsnummer.

Lovgivningen stiller strenge krav til behandlingen af personoplysninger. For at kunne behandle
personoplysninger krzeves blandt andet et tydeligt defineret formal og et retsgrundlag (f.eks. at
behandlingen er nédvendig for at opfylde en aftale med dig, eller at du har givet samtykke til
behandlingen). Der stilles ogsa krav om fortrolighed og sikkerhed, indbygget databeskyttelse,
vurdering af konsekvenserne for den registrerede og krav om, at vi som selskab overholder dine
rettigheder.

lfglge databeskyttelsesbestemmelserne er den dataansvarlige den, som afggr, til hvilke formal og
med hvilke hjzelpemidler der ma foretages behandling af personoplysninger. | enkelte tilfeelde kan
to eller flere dataansvarlige i feellesskab fastlagge rammerne for behandling og er i sa fald faelles
dataansvarlige. En databehandler er den, som behandler personoplysningerne pa vegne af den
dataansvarlige, og i sadanne tilfeelde skal der foreligge en aftale mellem parterne om rammerne
for behandlingen.

Datatilsynet[http://www.datatilsynet.dk/] forer tilsyn med, at persondataforordningen (GDPR) og
gzeldende national lovgivning overholdes.

2. HVILKE TYPER PERSONOPLYSNINGER BEHANDLES?

2.1 SADAN BEHANDLER VI DINE PERSONOPLYSNINGER

Dataansvar P1 behandler personoplysninger som dataansvarlig i forskellige situationer. Du kan fa
flere oplysninger om dette i denne erklzering om beskyttelse af personoplysninger.

Det formelle ansvar for behandling af personoplysninger ligger hos direktgren for P1 der er
ansvarlig for den aktuelle behandling.

Vi indsamler og bruger personoplysninger til forskellige formal og med forskellige
behandlingsgrundlag, afhazengigt af hvilken relation du eller din virksomhed har med os, dine
preeferencer og eventuelle samtykker. Vi opbevarer personoplysningerne, sa laange det er
n@dvendigt for det lovlige formal, som personoplysningerne indsamles til, hvorefter de slettes
eller anonymiseres. Dette informerer vi yderligere om i det fglgende.

Oplysningerne far vi hovedsageligt fra dig eller via offentligt tilgzengelige oplysninger. Hvis vi deler
oplysningerne med andre, har vi beskrevet det i forbindelse med den aktuelle behandling.

2.2 GENERELLE BEHANDLINGSAKTIVITETER

Deltagelse i kurser, aktiviteter og events

P1 tilbyder en raekke aktiviteter, hvor P1 behandler oplysninger om deltagerne, sasom navn,
arbejdsgiver eller anden tilknytning til os, titel/rolle og kontaktoplysninger. Retsgrundlaget for
behandlingen er vores legitime interesse i at administrere aktiviteterne og i at dokumentere
deltagelsen. For kunder behandles sadanne oplysninger i overensstemmelse med almindelig
kundebehandling. Hvis du ikke er kunde hos os, vil dine oplysninger blive slettet et ar efter
afholdelse af arrangementet, medmindre du har givet samtykke til, at vi kan opbevare sadanne
oplysninger til fremtidige arrangementer. Oplysningerne vil da blive opbevaret og eventuelt delt
med andre i overensstemmelse med det aktuelle samtykke.

Leverandgrer og samarbejdspartnere

P1 har en raekke leverandgrer og samarbejdspartnere. For at kunne dokumentere, administrere og
udfgre opgaver forbundet med disse vil vi behandle personoplysninger sasom kontaktperson,
kontaktoplysninger, titel og rolle, samarbejdsdialog via forskellige kanaler og eventuelle
loginoplysninger til produkter og tjenester, der indgar i relationen. Retsgrundlaget for
behandlingen er at opfylde vores aftale med leverand@ren eller samarbejdspartneren samt vores
legitime interesse i at administrere sadanne tredjeparter.

Vi opbevarer personoplysningerne, sa lzenge der er en aktiv relation med en sadan tredjepart og
op til 3 ar efter, at relationen er afsluttet, for at kunne félge op pa nédvendige forpligtelser eller
rettigheder over for den aktuelle tredjepart.

Medlemsportal og e-mail

P1 benytter medlemsportal og e-mail som en del af det daglige arbejde og i den almindelige dialog
med interne og eksterne kontakter.

Retsgrundlaget for denne behandling er vores legitime interesse samt potentielle
kontraktmeessige forpligtelser og retlige forpligtelser.

En sadan dialog opbevares i vores systemer, hvis det er nédvendigt og relevant f.eks. for et
kundeforhold eller anden nédvendig dokumentation. Sadanne oplysninger slettes i henhold til
sletterutinerne for den aktuelle relation (f. eks. kundeforholdet) eller det aktuelle
dokumentationskrav.

Vores ansatte er ansvarlige for at slette ustrukturerede personoplysninger i e-mails, der ikke
laengere er aktuelle, og mindst hvert ar at gennemga og slette unddvendigt indhold i deres e-mail-
postkasse. Der g@res i vrigt opmzerksom pa, at almindelig e-mail er ukrypteret. Vi anmoder
derfor om, at der ikke sendes tavshedsbelagte, fglsomme eller andre fortrolige oplysninger til P1
via e-mail.

Generelt om P1s retlige forpligtelser
P1 behandler personoplysninger for at opfylde vores forpligtelser i henhold til love, forskrifter eller
myndighedsbeslutninger. Dette geelder eksempelvis opbevaring af regnskabspligtigt materiale i
henhold til lokal lovgivning for at overholde palzeg fra retten eller andre offentlige myndigheder.
Retsgrundlaget for denne behandling er at opfylde vores retlige forpligtelser, og vi opbevarer
oplysningerne i henhold til de aktuelle lovkrav.

Generelt om sikkerhed

Det er ngdvendigt for os at behandle personoplysninger for at sikre dine og P1s vzerdier. Dette
sker eksempelvis gennem adgangsstyring, logning pa servere og systemer, drift af infrastruktur og
firewalls. Retsgrundlaget for denne behandling er hovedsageligt at opfylde vores retlige
forpligtelser. Behandlingsgrundlaget kan ogsa gzelde forpligtelser, der er beskrevet i en aftale med
vores medlemmer, samt vores legitime interesse i at beskytte dine og vores verdier.
Opbevaringstiden vil afheenge af formalet med og retsgrundlaget for behandlingen.

Klagebehandling, regreskrav og retlige procedurer

P1 bruger personoplysninger til at fastszette, gore gaaldende og forsvare retskrav, for eksempel i
forbindelse med behandling af klager, regreskrav og retlige procedurer. Retsgrundlaget for denne
behandling er P1s legitime interesse i at opna det beskrevne formal. For at opna dette formal kan
det i szerlige tilfaelde ogsa vaere nédvendigt at behandle szerlige kategorier af personoplysninger
uden samtykke. Opbevaringstiden afhaenger af det specifikke formal.

2.3 GENERELLE OPLYSNINGER OM DELING AF PERSONOPLYSNINGER

Videregivelse af personoplysninger som folge af retskendelser | det omfang, cet er palagt ved lov
eller retslig afggrelse eller ngdvendigt af hensyn til efterforskning af mulige lovovertraedelser mod
vores virksomhed, kan relevante oplysninger udleveres til offentlige myndigheder eller andre
berettigede.

Behandling af oplysninger hos vores leverandgrer

Leverand¢grer, der udfgrer tjenester til eller pa vegne af P1, herunder hjazelper os med drift af
virksomheden, vil normalt vaere databehandlere og falgelig kunne fa adgang til personoplysninger.
Databehandleren ma ikke bruge oplysningerne til andre formal end dem, de er indsamlet til, og
som er bestemt af P1. Databehandleraftaler regulerer alle personoplysninger, som deles med
disse leverand@rer.

| forbindelse med virksomhedsoverdragelse
Der kan i visse tilfaelde udleveres personoplysninger i forbindelse med fusion, opk@b, salg af P1s
aktiver eller overfgrsel af tjenester til et ancet selskab.

2.4 SARLIGT OM REKRUTTERING

P1 behandler personoplysninger i forbindelse med rekruttering hovedsageligt som sakaldt
dataansvarlig eller faelles dataansvarlig.

Vi fungerer som dataansvarlig, nar vi behandler personoplysninger, der sendes til os sammen med
en ans@gning om en stilling hos P1.

| enkelte tilfaelde kan P1 vere feelles dataansvarlig med tredjeparter, f.eks. rekrutteringsfirmaer,
som sammen med P1 afg@r, hvordan personoplysningerne behandles. Ansvarsfordelingen,
formalet med behandlingen og de hjzlpemidler, der skal benyttes, er da szerskilt reguleret i en
selvsteendig aftale om faalles databehandlingsansvar.

Det formelle ansvar for behandling af personoplysninger ligger hos direktgren for P1 ApS der er
ansvarlig for den aktuelle behandling. P1 har udpeget sine egne privacy managers til at bista
direkt@ren i P1 med at forvalte dette ansvar.

P1 kan dele personoplysninger med eventuelle databehandlere, som bistar os i
rekrutteringsprocessen, sasom rekrutteringsfirmaer, der bistar med vurdering af kandidater,
leverandgrer af personlighedstests osv. Denne behandling er reguleret i szerskilte
databehandleraftaler med P1s konkrete instrukser for databehandlerens handtering af
personoplysningerne.

Ansggning om konkret stilling

P1 behandler de personoplysninger, der er nédvendige for at vurdere, om en ans@ger er egnet til
at udfylde den stilling, der skal beseettes. Vi behandler personoplysninger, som du selv afgiver i
forbindelse med rekrutteringsprocessen, herunder navn og kontaktoplysninger, oplysninger om
uddannelse, erhvervserfaring og andre kvalifikationer, samt eventuelle billeder og
videoprasentationer, du deler. Som en del af rekrutteringsprocessen kan vi ogsa sége efter
yderligere oplysninger om dig pa internettet, herunder sociale medier. Dette er baseret pa vores
legitime interesse i at kunne vurdere din ans@gning og egnethed til stillingen.

For alle stillinger i P1 gaelder det, at P1 indhenter en bérneattest som forudszetning for anszettelse.
For enkelte stillinger kan det veere nédvendigt at gennemf¢re et kredittjek, indhente straffeattest
og fa en oversigt over relevante hverv. Det kan ogsa vere relevant at gennemfgre evne- og/eller
personlighedstests. Vi vil da behandle testresultatet samt tekniske oplysninger som |IP-adresse og
loginoplysninger, der afgives i testvaarkt@jet. Hvis noget af dette er relevant for stillingen, vil
aktuelle ans@gere modtage yderligere oplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen, og
oplysningerne behandles baseret pa dit samtykke. Det er frivilligt at afgive samtykke, men veer
opmeerksom pa, at hvis det er n¢dvendigt at behandle sadanne oplysninger for den aktuelle
stilling, og du ikke afgiver samtykke, vil vi ikke kunne vurdere dig til stillingen.

Vi beholder din ans@gning og alle de oplysninger, du har givet os i forbindelse med
ans@gningsprocessen, samt vores egne vurderinger af dig som ans@gger, indtil ans@gningsprocessen
er afsluttet og i en efterfglgende periode pa 3 maneder. Bemeerk, at vi ikke opbevarer selve
indholdet af et eventuelt kredittjek eller straffeattest, men kun oplysningen om, at en sadan test
er gennemf@grt, og om kandidaten fortsat er egnet til stillingen.

Hvis du har ansggt om en bestemt stilling i et konkret P1-center, vil vi ikke dele dine
personoplysninger med andre centre uden dit samtykke. Du kan til enhver tid traekke din
ans@gning eller dine samtykker til behancling af personoplysninger tilbage ved at sende en
henvendelse til kontaktpersonen for stillingen eller ved mail til kontakt@plesport.com
Lees ogsa mere om dine rettigheder under punkt 4.
2.5 SAZRLIGT OM DIGITALE KANALER, KUNDER OG MARKEDSFQ@RING

P1 behandler personoplysninger om kunder, potentielle kunder og bes@gende pa vores sociale og
digitale kanaler, primzert som sakaldt dataansvarlig, og i visse tilfeelde som fzelles dataansvarlig.
Dette informerer vi yderligere om i det folgende.

Vores websider

Nar du besgger vores websider, bruger vi cookies, ogsa kaldet informationskapsler. Disse er sma
filer, der placeres pa din computer, nar du downloader en webside. Vi kategoriserer brugen af
cookies i folgende

omrader:

N@dvendige cookies, der placeres, nar du bes@ger en P1-webside. Disse er teknisk nédvendige for,
at webstedet fungerer. Typiske eksempler er formularfunktionalitet og menuer.

Funktionelle cookies som f.eks. foretrukket sprog eller den region, du befinder dig i.

Cookies til analyseformal til at vurdere, hvordan webstedet bruges og til at kortlaegge
forbedringspotentiale. Cookies til markedsfgringsformal som f.eks. Facebook-pixlen, der g@r, at vi
kan vise annoncer, som er relevante og engagerende for den enkelte bruger.

Pa P1s websider placerer vi ingen cookies ud over de nédvendige, for du har givet dit samtykke i
vores cookie-erklzering. Her finder du ogsa oplysninger om, hvordan vi opbevarer og deler
sadanne cookies. Du kan til enhver tid azendre dit samtykke pa vores websider nederst i venstre
hjgrne.

Browserudbyderne har ogsa hjzelp-sider, der forklarer, hvordan du administrerer cookies:
Google Chrome

Internet Explorer

Mozilla Firefox

Safari (PC)

Safari (Mobil)

Android Browser

Opera

Opera Mobile

Sociale medier

P1 har oprettet sider pa forskellige sociale medieplatforme for at formidle information og
markedsf¢ring om os samt engagere os i dialog med vores interessenter. Vi er fzelles
dataansvarlige med operatgrerne af disse platforme, som f.eks. P1s side pa Facebook, Instagram,
Twitter og LinkedIn. P1 har en legitim interesse i at forsta og kommunikere med interessenter pa
sociale medier, som har valgt at fglge os og kontakte os, mens det aktuelle sociale medie har sit
retlige grundlag beskrevet i sin aktuelle databeskyttelseserklzring.

Hvis du bes@ger, synes godt om eller deler vores indhold pa sociale kanaler som Facebook,
Instagram, YouTube og LinkedIn, indstilles der pixler for at aggregere data til malrettede annoncer
mod segmentet. Dette kan ikke knyttes direkte til dig som person. Her kan du lzeese mere om,
hvordan aggregerede data bruges til at vise annoncer, uden at annonc@ren far at vide, hvem du er:

Facebook og Instagram http://www.facebook.com/ads/about/?entry product=ad_ preferences

LinkedIn
http://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

YouTube (ejes af Google) http://policies.zoogle.com/privacy

Potentielle kunder

Besvare henvendelser: For der etableres et kundeforhold, behandler vi personoplysninger som
f.eks. navn, arbejdsforhold, titel/rolle og det, du eftersporger, for at kunne administrere
henvendelser til os. Vi vil behandle og dele personlige oplysninger i koncernen for at kunne
besvare din henvendelse pa den bedst mulige made. Denne behandling baserer vi pa en aftale om
at besvare din henvendelse. Sacdanne oplysninger slettes Idbende, nar henvendelsen er besvaret
tilfredsstillende.

Oprettelse af leads: Baseret pa vores legitime interesse udvikler vi ogsa en oversigt over
potentielle kunder og kontaktpersoner baseret pa offentligt tilgzengelige oplysninger. Sadanne
oplysninger opbevares i et ar.

Hvis du giver et samtykke, nar du henvender dig til os, vil vi ogsa registrere dig som et kundeemne
hos os og behandle oplysningerne i overensstemmelse med det aktuelle samtykke.

Kunder

Nar du eller den virksomhed, du arbejder for, er kunde hos os, behandler vi personoplysninger for
at dokumentere, administrere og udfgre opgaver i forbindelse med de tjenester, vi leverer. Dette
kan bl.a. vere i forbindelse med kundeunders@gelser, kundeservice, for at give relevant og
ng@dvendig information, fakturering osv. Vi vil behandle kundens navn (hvilket er en
personoplysning, hvis du er en enkeltmandsvirksomhed), kundekontakt, herunder
kontaktoplysninger, titel og rolle, kundedialog via forskellige kanaler samt eventuelle
loginoplysninger til produkter og tjenester, som indgar i kundeforholdet. Retsgrundlaget for
behandlingen er at opfylde aftalen med kunden samt vores legitime interesse i at administrere
kundeforholdet.

Vi opbevarer personoplysninger i forbindelse med kundeforholdet, sa laange der er et aktivt
kundeforhold med P1, og op til 3 ar efter afsluttet kundeforhold for at varetage egne og den
tidligere kundes interesser i en periode efter ophgr.

Desuden kan P1 baseret pa vores juridiske forpligtelser opbevare kundeoplysninger i
overensstemmelse med lovmeessige krav, hvis dette fremgar af en sadan dokumentation, f.eks.
regnskabspligtigt materiale.

Markedsforing

P1 behandler personoplysninger for at markedsfgre vores produkter og tjenester.
Markedsf¢gringsaktiviteterne inkluderer bl.a. segmentering af malgrupper for markedsf¢ring,
markedsf¢ring baseret pa k@b eller brug af tjenester hos os m.m., udsendelse af nyhedsbreve og
andre former for lovlig markedsfgring.

Retsgrundlaget for denne behandling er hovedsageligt vores legitime interesse i at markedsfgre
P1s produkter og tjenester. | enkelte tilfeelde vil retsgrundlaget veere samtykke.
Ved oph¢@r af et kundeforhold vil vi kun bruge oplysningerne til direkte elektronisk markedsf¢ring,
hvis du har givet dit samtykke til dette.

Hvis du tilmelder dig nyhedsbreve vil vi behandle personoplysninger i overensstemmelse med det
aktuelle samtykke.

Du har adgang til dine samtykker der, hvor samtykkerne fgrst blev givet. Her kan du nemt og nar
som helst zendre eller traekke dine samtykker tilbage. Du kan ogsa kontakte os via
kontakt@Plesport.com.

Som eksisterende kunde kan du fraveelge, at vi kontakter dig. Dette ggres gennem et tydeligt
markeret “frameld dig”-link i den aktuelle udsendelse. Bemzrk, at du ikke kan fraveelge kritisk
information, der vedrgrer kundeforholdet. Du kan ogsa kontakte os via kontakt@plesport.com.

Analyser og produktudvikling

Vi bruger aggregerede data til at gennemfgre analyser, der hjzelper os med at forsta potentielle og
eksisterende kunders behov. Vi bruger sadanne oplysninger til at analysere, hvordan vores
produkter og tjenester samt sociale og digitale kanaler anvendes, sa vi kan videreudvikle disse for
at kunne tilbyde mest mulig veerdi.

Denne type aktiviteter udfgres hovedsagelig pa grundlag af aggregerede (sammenstillede) data,
men kan i enkelte tilfezelde ogsa indebzre behandling af IP-adresser. Retsgrundlaget for denne
behandling er vores legitime interesse i at forsta og tilpasse os til vores kunders behov for at
videreudvikle vores produkter og tjenester.

2.6 SAERLIGT TILKNYTTEDE TJENESTEOMRADER
P1 kan ud over det ovenfor beskrevne varetage yderligere behandling og deling af
personoplysninger som dataansvarlige i forbindelse med deres tjenesteomrader.

3. HVORDAN VI BESKYTTER OPLYSNINGERNE

P1 arbejder planlagt og systematisk med at beskytte personoplysninger.

Med god intern kontrol og god informationssikkerhed sikrer vi, at vi behandler personoplysninger
lovligt, sikkert og forsvarligt.

Vi skal varetage den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder, samtidig med at vi opfylder
virksomhedens lovlige formal med behandlingen. Ifglge databeskyttelsesbestemmelserne
indebzrer dette en forholdsmeessighed, hvor vi ser pa behandlingens art, omfang, formal og
sammenheeng samt risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, og ud fra
dette gennemf¢rer vi passende tekniske og organisatoriske tiltag.

P1 bestraeber sig pa at forhindre uautoriseret adgang til og videregivelse af personoplysninger. De
personoplysninger, vi behandler, skal behandles fortroligt, og vi skal opretholde integriteten af
dem og sikre, at de er tilgzengelige i overensstemmelse med geeldende databeskyttelseslovgivning.
P1 gar ind for at opbygge en stzerk virksomhedskultur, hvor abenhed om, respekt for og
bevidsthed om databeskyttelse blandt vores ansatte er afg@rende for at sikre en lovlig behandling
og beskyttelse af personoplysninger og andre cata.
Tekniske tiltag:

Klassificering af personoplysninger for at sikre, at de implementerede sikkerhedsforanstaltninger
star i forhold til risikovurderingen.

Vurdering af brug af kryptering og pseudonymisering af personoplysninger som
risikobegraansende tiltag. Begraensning af adgangen til personoplysninger for dem, der skal have
adgang til dem for at overholde deres forpligtelser i henhold til tlenesteaftaler eller lovgivningen.

Brug af systemer, der afhjzelper og forhindrer afvigelser.
Brug af sikkerhedsrevisioner for Idbende at vurdere, hvorvidt gazeldende tekniske og
organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er tilstraekkelige.

4. HVAD ER DINE RETTIGHEDER, NAR VI BEHANDLER PERSONOPLYSNINGER?

Du har ret til at kraeve indsigt, berigtigelse eller sletning af de personoplysninger, vi behandler om
dig. Du har endvidere ret til begraensning af behandlingen, ret til indsigelse mod behandlingen og
ret til dataportabilitet.

5. KLAGER, AFVIGELSER OG HAINDELSER

Hvis du mener, at vores behandling af personoplysninger ikke stemmer med det, som er beskrevet
her, eller at vi pa anden made bryder lovgivningen om beskyttelse af personoplysninger, haber vi,
at du vil kontakte os hurtigst muligt.

P1 @nsker, at alle haendelser og afvigelser, der kan pavirke databeskyttelsen eller
informationssikkerheden, skal indberettes til os ved at indsende en henvendelse via
kontakt@Plesport.com henvendelser handteres og fglges op af databeskyttelsesressourcer i
overensstemmelse med vores interne procedurer. Nar du indberetter en sag til os, vil du ogsa fa
oplysninger om, hvordan du kan komme i kontakt med os for at fglge op pa den.

Du kan ogsa klage til datatilsynet i dit land. Information om, hvordan du kontakter datatilsynet,
findes pa det pageeldende datatilsyns hjemmeside.
http://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/

6. ANDRINGER

Vi opdaterer med jzevne mellemrum denne erklzering om beskyttelse af personoplysninger for at
give dig korrekte oplysninger om, hvordan vi behandler personoplysninger. Hvis der kommer
veesentlige zendringer, informerer vi dig om, at der er foretaget zendringer pa vores websider,
kundeportaler og i eventuelle nyhedsbreve.

7. KONTAKTOPLYSNINGER

Hvis du har sp¢@rgsmal vedr@rende erklzringen om beskyttelse af personoplysninger eller andre
spérgsmal om databeskyttelse, kan du altid kontakte os ved at indsende en henvendelse via
kontakt@Plesport.com

Du kan ogsa benytte falgende kontaktoplysninger:
P1Esport ved Pl1Management
Adelgade 11
1304 Kgbenhavn K
E-mail: kontakt@P1lesport.com (undlad at sende persondata i en usikker e-mail)
CVR: 36022183